Zarządzanie projektami to sztuka balansowania na linie – jednej ręce trzymasz harmonogram, w drugiej ryzyko, a za plecami czai się klient z pytaniem: "Czy to już gotowe?". Dodaj do tego angielski i robi się naprawdę ciekawie.

Na szczęście przychodzę z pomocą – poniżej znajdziesz frazy, które nie tylko sprawią, że zabrzmisz profesjonalnie, ale też pozwolą uniknąć niezręcznych pauz i dźwięków typu „yyyy…” podczas wideokonferencji. Gotowi? No to jazda!

🗓 Planowanie projektu

Zanim zaczniesz robić, trzeba trochę pogadać. Albo przynajmniej zrobić prezentację w PowerPoincie.

• Define project scope – Zdefiniować zakres projektu
  (Czyli ustalić, czego nie robimy – bo to zawsze wychodzi najdłużej.)
• Establish project objectives – Ustalić cele projektu
  (Inaczej: po co to wszystko? Żeby prezes był zadowolony.)
• Identify key stakeholders – Zidentyfikować kluczowe strony zainteresowane
  (Kto będzie zadawał niewygodne pytania i kto ma władzę powiedzieć "nie".)
• Create a project timeline – Stworzyć harmonogram projektu
  (A potem przesuwać go w nieskończoność.)
• Develop a risk management plan – Opracować plan zarządzania ryzykiem
  (Na wypadek, gdyby coś poszło nie tak. Czyli zawsze.)

🧑‍🤝‍🧑 Zarządzanie zespołem

Bo projekt to nie tylko Excela i deadline’y, ale też ludzie. I ich humory.

• Assign tasks to team members – Przydzielić zadania członkom zespołu
  (A potem liczyć, że je przeczytają.)
• Provide regular feedback – Dawać regularne informacje zwrotne
  (Nie tylko „dobrze”, ale też „może bez Comic Sansu?”.)
• Facilitate effective communication – Ułatwiać skuteczną komunikację
  (Tłumaczenie: mniej maili z CC do całej firmy.)
• Conduct performance reviews – Przeprowadzać oceny wyników
  (Czyli czas, kiedy wszyscy zaczynają być bardzo mili.)
• Resolve conflicts within the team – Rozwiązywać konflikty w zespole
  (Najczęściej o to, kto znowu zapomniał o stand-upie.)

📈 Monitorowanie postępów

Bo ktoś musi patrzeć, czy to wszystko w ogóle ma sens.

• Track project milestones – Śledzić kamienie milowe projektu
  (Czyli sprawdzać, czy dotarliśmy do „półmetka”, chociaż to zwykle „jedna trzecia”.)
• Evaluate project progress – Ocenić postęp projektu
  (Spoiler: zawsze trochę wolniej niż planowano.)
• Adjust the project plan as needed – Dostosować plan projektu w razie potrzeby
  (Czyli: znowu robimy nową wersję Excela.)
• Identify and address potential issues – Zidentyfikować i rozwiązać potencjalne problemy
  (Najpierw znajdź problem, potem znajdź kogoś, kto się nim zajmie.)
• Ensure project deliverables meet quality standards – Zapewnić, że dostarczane elementy projektu spełniają standardy jakości
  (Bo „zrobione” to nie zawsze znaczy „dobrze zrobione”.)

📢 Komunikacja z interesariuszami

Czyli sztuka mówienia tego, co trzeba – ale tak, żeby brzmiało dobrze.

• Provide project updates to stakeholders – Przekazywać aktualizacje projektu interesariuszom
  (Najlepiej w slajdach – wtedy nikt nie zadaje pytań.)
• Gather stakeholder feedback – Zbierać opinie interesariuszy
  (I udawać, że się je przemyśli.)
• Prepare project status reports – Przygotowywać raporty statusu projektu
  (Raport, który ładnie wygląda, to już połowa sukcesu.)
• Conduct stakeholder meetings – Prowadzić spotkania z interesariuszami
  (Czyli „niekończące się opowieści: edycja budżetowa”).
• Manage stakeholder expectations – Zarządzać oczekiwaniami interesariuszy
  (Inaczej: delikatnie mówić „nie” w pięciu wersjach grzecznościowych.)

🔄 Zarządzanie zmianami w projekcie

Bo bez zmian to by było zbyt prosto.

• Evaluate change requests – Ocenić wnioski o zmianę
  (I zastanowić się, kto tym razem się nudził.)
• Assess the impact of changes on the project – Ocenić wpływ zmian na projekt
  (Czyli sprawdzić, jak bardzo wszystko się rozsypie.)
• Update project documentation – Zaktualizować dokumentację projektową
  (W teorii – w praktyce: zapisać coś w OneNote i liczyć, że wystarczy.)
• Communicate changes to stakeholders – Przekazać zmiany interesariuszom
  (Zawsze z uśmiechem. I najlepiej z wykresem.)
• Ensure smooth implementation of changes – Zapewnić płynne wdrożenie zmian
  (Bo chaos kontrolowany to nadal chaos.)

‍

🧠 Ćwiczenie

Przetłumacz poniższe zdania na angielski, używając słownictwa z wpisu. Jeśli potrzebujesz podpowiedzi – zajrzyj do sekcji wyżej.
(Nie ściągaj, dopóki naprawdę nie spróbujesz – serio, dam znać, gdzie są odpowiedzi.)

1. Musimy ustalić, co właściwie ma być zrobione, zanim wszyscy rzucą się do pracy.
2. Kto znowu przesunął harmonogram?
3. Marek znowu zapomniał o stand-upie – czas na rozmowę o wynikach.
4. Czy klient wie, że zmieniamy połowę projektu?
5. Zanim wyślesz ten raport, upewnij się, że wygląda profesjonalnie (czytaj: ładne wykresy).
6. Potrzebujemy spotkania z interesariuszami – zanim zaczną się domyślać, co się dzieje.
7. Zróbmy plan na wypadek, gdyby coś poszło nie tak (czyli standard).
8. Asia chce zmienić cały layout – możesz ocenić, ile to rozwali?

👇 Poniżej możesz już sprawdzić odpowiedzi – nie oszukuj 😄

‍

‍

‍

‍

‍

✅ Odpowiedzi

1. We need to define the project scope before everyone jumps into action.
2. Who adjusted the project timeline again?
3. Marek missed the stand-up again – time for a performance review.
4. Does the client know we’re implementing major changes to the project?
5. Before you send that report, make sure it looks professional – think nice charts.
6. We need a stakeholder meeting before they start guessing what’s going on.
7. Let’s develop a risk management plan – just in case (aka business as usual).
8. Asia wants to change the entire layout – can you assess how much that will mess things up?

Na koniec…

Mam nadzieję, że ten zestaw przyda Ci się podczas kolejnego spotkania z zespołem lub wtedy, gdy klient znowu zapyta „how’s the project going?”. Brzmij pewnie, mów płynnie – a jeśli się pomylisz, po prostu dodaj „it’s agile, you know”.

Powodzenia i do przeczytania przy kolejnym wpisie – tym razem może o tym, jak udawać, że wszystko idzie zgodnie z planem. 😉

‍

‍