Jak przeprosić za opóźnienie w logistyce (i nie stracić klienta ani głowy)?

Opóźnienia w logistyce są jak zimna kawa – nikt ich nie lubi, ale prędzej czy później każdy musi się z nimi zmierzyć. Może to problem z dostawcą, burza śnieżna w środku lipca albo… kot, który zasnął na taśmie produkcyjnej. Nieważne. Ważne, jak ładnie się z tego wykaraskasz. Poniżej znajdziesz gotowe, angielskie zwroty (z tłumaczeniem), które pomogą Ci przeprosić, nie paląc mostów.

Podstawowe zwroty przepraszające

Zacznijmy od klasyki – nic tak nie łagodzi gniewu jak porcja uprzejmych przeprosin w odpowiednim sosie grzecznościowym.

• "We sincerely apologize for the delay."
  Szczerze przepraszamy za opóźnienie.
  (Szczerze, szczerze. Nawet dział IT nam współczuje.)
• "Please accept our apologies for any inconvenience caused."
  Prosimy o przyjęcie naszych przeprosin za wszelkie niedogodności.
  (Tak, wiemy, że Twoje nerwy też są logistycznie rozregulowane.)
• "We are sorry for any trouble this may have caused."
  Przepraszamy za wszelkie problemy, jakie to mogło spowodować.
  (Zwłaszcza jeśli chodzi o bardzo ważne zamówienie do teściowej.)
• "We deeply regret the inconvenience this delay has brought."
  Głęboko żałujemy niedogodności, jakie spowodowało to opóźnienie.
  (Nawet nasz magazynier przestał żartować – sytuacja poważna.)
• "Our sincerest apologies for not meeting the expected delivery time."
  Najszczersze przeprosiny za niespełnienie oczekiwanego czasu dostawy.
  (Nasz zespół wziął to osobiście. Dosłownie – są na terapii grupowej.)

Wyjaśnienie przyczyny opóźnienia

Po przeprosinach pora na... wymówki. Znaczy: uzasadnione i uprzednio zatwierdzone wyjaśnienia. Ważne, żeby brzmiało logicznie i nie jak scenariusz z „Ojca chrzestnego”.

• "The delay was due to unforeseen circumstances."
  Opóźnienie było spowodowane nieprzewidzianymi okolicznościami.
  (Czytaj: chaos, panika, przesunięcia i ktoś zgubił paletę.)
• "The shipment was delayed because of adverse weather conditions."
  Wysyłka została opóźniona z powodu niesprzyjających warunków pogodowych.
  (Mgła, deszcz, śnieg, słońce zbyt mocne – pogoda nie wybiera.)
• "There was a technical issue that caused a delay in delivery."
  Wystąpił problem techniczny, który spowodował opóźnienie w dostawie.
  (Router padł. Serio. A potem podniósł się tylko częściowo.)
• "A logistical problem has unfortunately led to this delay."
  Niestety, problem logistyczny doprowadził do tego opóźnienia.
  (Tak, to ten moment, kiedy „coś się gdzieś zawieruszyło”.)
• "The delay was caused by unexpected high demand."
  Opóźnienie było spowodowane niespodziewanie wysokim popytem.
  (Jakby cały świat nagle zapragnął naszego produktu. Bo w sumie… tak było.)

Zapewnienie poprawy

Klient musi wiedzieć, że wstyd nam jak nie wiem co i że robimy wszystko, żeby już nigdy więcej. (Choć życie pisze różne scenariusze...)

• "We are working diligently to ensure this won't happen again."
  Pracujemy pilnie, aby zapewnić, że to się nie powtórzy.
  (Niektórzy z nas nawet przestali sprawdzać Instagrama w pracy.)
• "Measures have been put in place to prevent similar delays in the future."
  Podjęto środki, aby zapobiec podobnym opóźnieniom w przyszłości.
  (Środki = nowe procedury + więcej kawy dla zespołu.)
• "We will improve our processes to deliver on time moving forward."
  Ulepszymy nasze procesy, aby w przyszłości dostarczać na czas.
  (Na razie testujemy system „Nie zawalaj, bo dostaniesz banana”.)
• "We have implemented changes to better manage such situations."
  Wprowadziliśmy zmiany, aby lepiej zarządzać takimi sytuacjami.
  (Np. nie pozwalamy już szefowi klikać „Wyślij” bez pytania.)
• "We are reviewing our procedures to avoid delays like this."
  Przeglądamy nasze procedury, aby uniknąć takich opóźnień.
  (I przy okazji uczymy się czytać instrukcje do końca.)

Dodatkowe działania i rekompensaty

Jeśli przeprosiny to za mało, czas dorzucić coś ekstra. Bo nic nie mówi “przepraszam” jak rabat, darmowa dostawa albo czekoladki (choć te ostatnie się topią w transporcie).

• "As a gesture of goodwill, we would like to offer you a discount on your next shipment."
  W ramach gestu dobrej woli chcielibyśmy zaoferować rabat na następną wysyłkę.
• "We will expedite the delivery of your next order at no additional cost."
  Przyspieszymy dostawę Twojego następnego zamówienia bez dodatkowych kosztów.
  (Nasz kurier już rozgrzewa silnik.)
• "To make up for the delay, we will upgrade your shipping method at no extra charge."
  Aby zrekompensować opóźnienie, ulepszymy Twoją metodę wysyłki bez dodatkowych opłat.
• "We will refund the shipping cost for this delayed shipment."
  Zwrócimy koszt wysyłki za tę opóźnioną przesyłkę.
  (Tak, zwrot pieniędzy. Wiem, szok i niedowierzanie.)
• "We will prioritize your future orders to avoid delays."
  Priorytetowo potraktujemy Twoje przyszłe zamówienia, aby uniknąć opóźnień.
  (Twoje zamówienie dostanie VIP-przepustkę do świata logistyki.)

Podsumowując...

Opóźnienia w logistyce to nie koniec świata, ale mogą być końcem cierpliwości klienta – jeśli się nie ogarniemy. Dlatego przeproś ładnie, wytłumacz, co się stało, obiecaj poprawę i (jeśli trzeba) dorzuć coś miłego.

Bo jak mówi stare przysłowie branżowe: „Lepiej przeprosić z rabatem, niż tłumaczyć się bez skutku.”

‍

‍